I denne artikkelen gjennomgår vi hvordan du kan synkronisere din kalender du bruker i journalsystemet med 'Google Kalender', og andre eksterne kalendere.
Hvordan synkronisere kalenderen med Google Kalender
Vi har opprettet en app som gjør det enda enklere å synkronisere kalenderen din til Google Kalender. Denne integrasjonen gjør at du kan se alle avtalene dine fra Google direkte på brukeren din, så vel som å se bookinger fra systemet ditt i Google Kalender. Hvis du ønsker å lese mer om Google Kalender så kan du lese mer om dette på vår hjemmeside, den finner du her.
Får å synkronisere din kalender med Google Kalender, start med å aktivere appen 'Google Kalender'. Du finner alle appene under 'Apps' i den øvre menylinjen. Deretter ruller du bare ned til Google Kalender-appen og trykker på 'Aktiver'.
I neste trinn vil du kunne velge hvilken Google Kalender-konto du vil synkronisere med systemet ditt. Du kan kun velge én konto. Når du har valgt en konto å koble til, vil systemet be om tilgang til Google Kalender-kontoen din. Deretter må du godta vilkårene for å fortsette installasjonen.
Avslutningsvis må du velge mellom:
Om du vil at integrasjonen skal fungere begge veier eller kun én vei.
Hvilken kalender fra systemet som du ønsker å synkronisere med Google Kalender. Dette kan også endres senere innunder 'Innstillinger' --> 'Google Kalender'.
Skjul sensitiv informasjon i din Google Kalender
For å skjule sensitiv informasjon i din Google Kalender, må du først gå til "innstillinger -> Google Kalender'. Her kan du huke av på 'skjul følsomme opplysninger fra alle kalendere', slik at det blir grønt. Når dette er gjort vil ikke informasjon om klientene dine fremkomme i Google Kalenderen. Se bilde under for bedre illustrasjon:
Kjekt å vite:
All informasjon som sendes fra systemet vårt er kryptert for sikker håndtering av informasjon om klienten din.
Dersom du vil bytte konto på et senere tidspunkt må du deaktivere appen og starte installasjonen på nytt.
Synkronisere din Online Booking med Google Kalender
Når du synkroniserer kalenderen din med Google Kalender innebærer det at dersom du oppretter en avtale i Google Kalender, vil den automatisk blokkere samme tidspunkt og dato i din Online Booking. På den måten risikerer du ikke å bli dobbeltbooket.
Når du oppretter en ny begivenhet i din Google Kalender velger du dette direkte, men det er også mulig å markere en avtale som 'opptatt' senere. Dette gjør du ved å gå til Kalender-siden din på Google. Deretter trykker du på avtalen du vil endre og videre på 'Rediger aktivitet' (blyanten).
Du behøver bare å lagre innstillingene én gang. Deretter vil alle ny avtaler og klientbookinger automatisk blokkere tider i din Online Booking, slik at du ikke kan dobbeltbookes.
Velg hvilke kalendere som skal vises i Google Kalender
Du kan velge hvilke kalendere i journalsystemet ditt, som skal vises i Google Kalender. For å gjøre det, gå til 'Innstillinger > Google Kalender', og blokkere. Da unngår man at noen ansattes OnlineBooking blokkeres ved at private avtaler allerede er oppsatt i en kalender.
Hvordan synkronisere kalenderen din med andre eksterne kalendersystemer
For å utføre en en-veis synkronisering, gå til 'Innstillinger' i den øvre menylinjen og klikk på 'Kalender'. Under 'Private linker til Kalendere' finner du lenker til alle kalenderne dine. Bare trykk på en kalender for å kopiere kalenderlinken. Du kan også velge alle kalenderne samtidig. Linken vil bli brukt til synkronisering med et annet kalendersystem.
Merk: Nederst på denne siden finner du et alternativ for å skjule følsomme opplysninger fra kalenderne. På den måten trenger du ikke å bekymre deg for å vise sensitiv klientinformasjon i ditt eksterne kalendersystem.
Når du har kopiert den riktige lenken, logg deg nå på det eksterne kalendersystemet. I tilfellet nedenfor vil jeg synkronisere kalenderen min til Outlook, men det samme prinsippet fungerer for andre kalendere, inkludert iCal og iPhone.
Når du er pålogget i den eksterne kalenderen, trykker du på 'Legg til kalender'. Bildet under viser:
Velg deretter 'Abonner fra nett'. I andre kalendersystemer kan det eksempelvis stå 'Abonner fra URL' eller lignende. Til slutt setter du inn kalenderlinken som du kopierte fra brukeren din for å abonnere på kalenderen.
Har du spørsmål til dette kan du sende en melding eller mail til vår support. Vi er klare for å bistå!