Hvordan systemet håndterer regnskapsdata
For å sikre at du har best mulig oversikt over ditt regnskap, bruker systemet en egen regnskapsmodul som jobber i bakgrunnen. Denne modulen sørger for at alle finansielle transaksjoner registreres på en strukturert og regnskaps-vennlig måte.
Hva betyr dette for deg?
Selv om denne modulen ikke er synlig for deg i hverdagen, jobber den kontinuerlig "i bakgrunnen". Hver gang du utfører en handling som involverer penger, enten det er salg av en tjeneste, opprettelse av en faktura, eller kreditere et beløp, sørger systemet for at dette bokføres korrekt i databasen.
Dette gir deg to store fordeler:
Større fleksibilitet: Vi kan generere langt mer detaljerte og nyttige rapporter.
Nøyaktighet: Du kan være trygg på at informasjonen om ditt regnskap alltid er presis.
Ofte stilte spørsmål:
Hvordan fungerer det?
Hvordan fungerer det?
Vårt nye system for regnskapsføring sikrer at tallene dine er nøyaktige, sporbare og følger standard regnskapsprinsipper. Systemet er bygget på to hovedregler:
1. Vi sletter aldri - vi legger til: I stedet for å gå tilbake og endre på historiske data, vil enhver endring du gjør (for eksempel en avbestilling eller en prisjustering) opprette en ny linje i regnskapet.
Fordelen: Det sikrer at regnskapet alltid er etterprøvbart og korrekt, slik en regnskapsfører forventer.
2. Tjenestedato vs. Handlingsdato Systemet skiller mellom når timen faktisk fant sted, og når du utførte arbeidet i systemet:
Tjenestedato: Datoen for selve behandlingen/avtalen (brukes i de fleste rapporter).
Handlingsdato: Datoen da du gjorde endringen (i dag).
Eksempel: Hvis du i desember går inn og avbestiller en time som var bokført i november, vil systemet opprette en motpost (korrigering) på datoen i desember.
Dette gjør at rapporten din for november forblir stabil og uendret, mens korrigeringen synliggjøres i inneværende måned (desember) der du faktisk gjorde endringen.
Viktig unntak: Tilbakedaterte avtaler Vi kan ikke skrive om historien. Dersom du i dag oppretter en ny avtale/time tilbake i tid (f.eks. en time du glemte å føre i forrige måned), vil denne bli registrert på handlingsdatoen (i dag).
Hvorfor? Dette er for å hindre at tallene for tidligere måneder, som du kanskje allerede har rapportert og ansett som "ferdig" eller "låst", plutselig endrer seg i etterkant.
Hvorfor fungerer det slik?
Hvorfor fungerer det slik?
Regnskapsmodulen er bygget på prinsippet om at vi aldri sletter, men kun legger til. Dette er bransjestandarden for moderne regnskapssystemer. I stedet for å endre historiske data, bokføres enhver endring som en ny post.
Vi gikk over til denne modellen av tre grunnleggende årsaker:
1. Dataintegritet (Full sporbarhet): I det gamle systemet kunne sletting eller endring av en avtale viske ut historikken til transaksjonen. I den nye regnskapsmodulen blir hver handling bevart. Hvis du noen gang får bokettersyn eller trenger å finne ut av et avvik, har du en komplett, kronologisk logg over nøyaktig hva som skjedde og når.
2. Forutsigbare rapporter Har du noen gang hentet ut en rapport for forrige måned, for så å oppdage at tallene har endret seg når du ser på den igjen i dag? Dette skjer i systemer som tillater endringer tilbake i tid. Vårt system sikrer at når en måned er over, forblir tallene de samme. Eventuelle justeringer som gjøres senere, registreres på dagens dato. Dette holder dine tidligere rapporter stabile og pålitelige.
3. Profesjonelle regnskapsstandarder Dette er i samsvar med god regnskapsskikk. Ved å skille mellom tjenestedato (når arbeidet skjedde) og handlingsdato (når føringen ble gjort), får du et system som tilfredsstiller kravene til selv de strengeste regnskapsførere.
Kort oppsummert: Vi endrer aldri data tilbake i tid. Dette sikrer deg et stabilt og etterprøvbart regnskapsgrunnlag.
Forklaring av systemets rapporter
Forklaring av systemets rapporter
Utestående
Denne rapporten viser alle utestående beløp som skyldes klinikken - altså penger pasienter eller forsikringsselskap skal betale, men som ikke er mottatt ennå.
Hva er inkludert: Ufakturerte timer + Fakturerte timer (som ikke er betalt).
Viktig unntak: HELFO-oppgjør som er sendt (men ikke utbetalt) vises ikke her.
Datostyring: Basert på når føringen ble gjort (handlingsdato).
Oppførsel: Viser kun positive beløp (det som skyldes). Hvis en faktura krediteres, forsvinner den fra denne oversikten.
Dagsoppgjør
Dette er din "kasserapport". Den viser betalinger mottatt via kortterminal eller kontanter på en spesifikk dag.
Bruksområde: Brukes for daglig kasseoppgjør.
Innhold: Kun kort og kontanter.
Datostyring: Basert på når betalingen faktisk fant sted.
Merk: Denne påvirkes ikke av tilbakedaterte avtaler, kun når selve betalingen skjedde.
Innbetalingsrapport
Denne viser alle innbetalinger mottatt innenfor en periode, fordelt på betalingsmetode (Kontant, Kort, Vipps, Bankoverføring osv.).
Innhold: Viser hva du faktisk har samlet inn av penger i perioden. Inkluderer også transaksjonsgebyrer.
Datostyring: Basert på når betalingen faktisk fant sted.
Forskjell fra Dagsoppgjør: Denne inkluderer alle betalingstyper (f.eks. bankoverføring og Vipps), ikke bare kassepunktene.
Omsetningsrapport
Dette er totalbildet av din økonomiske drift. Den viser all inntekt du har tjent opp i perioden, uavhengig av om pengene har kommet inn på konto ennå.
Formel: Ufakturert inntekt + Fakturert inntekt + Ventende forsikringsoppgjør + Mottatte forsikringsoppgjør.
Datostyring: Basert på når føringen ble gjort (handlingsdato). Kombinerer data fra regnskapsmodulen og faktura/tjenestedatoer.
Bruksområde: Denne gir deg den komplette oversikten over klinikkens inntjening (både penger du har fått, og penger du har til gode).
Justeringer: Inntektsjusteringer vises i den perioden endringen ble registrert (handlingsdato).
Slik flyter tallene gjennom rapportene
Slik flyter tallene gjennom rapportene
Her ser du livssyklusen til en avtale og hvordan den beveger seg gjennom systemet steg for steg:
1. Tjenesten er utført (Avtalen er over)
Hva skjer: Avtaletiden er passert i kalenderen.
Utestående: Vises nå som et ufakturert krav (penger du har til gode).
Omsetningsrapport: Inkluderes i totalen som inntekt.
2. Faktura opprettes
Hva skjer: Du oppretter en faktura på avtalen.
Utestående: Kravet ligger der fortsatt, men endrer status til fakturert krav.
Omsetningsrapport: Fortsatt inkludert som inntekt (flyttes bare til en annen post i det interne regnskapet).
3. Betaling mottas
Hva skjer: Pasienten betaler for seg.
Utestående: Fjernes fra listen (siden saldoen nå er 0,- og ingen skylder penger).
Dagsoppgjør: Vises i dagens total (dersom det er kort eller kontant).
Innbetalingsrapport Registreres som en mottatt innbetaling.
Omsetningsrapport: Vises i oversikten over innbetalinger.
4. Avtale avbestilles (med gebyr)
Hva skjer: Pasienten møtte ikke opp, og du endrer status til "Kansellert" eller "Ikke møtt" med gebyr.
Det tekniske: Systemet gjør en tilbakeføring av den opprinnelige timen, og oppretter en ny post for gebyret.
Utestående: Viser nå kun avbestillingsgebyret som kunden skylder.
Omsetningsrapport: Viser en negativ justering (fjerner opprinnelig timepris) og legger til gebyret som ny inntekt.
Hvordan registreres "Annen betalingsmetode"?
Hvordan registreres "Annen betalingsmetode"?
Når du registrerer en betaling som "Annen betalingsmetode" håndteres det slik i systemet:
Regnskapsteknisk: Betalingen registreres på Kasse-kontoen (konto 1900 i standard norsk kontoplan).
Dagsoppgjør (Vises IKKE): "Annen betalingsmetode" kommer ikke med på Dagsoppgjøret.
Hvorfor? Dagsoppgjøret søker spesifikt etter betalingstypene "Kontant" og "Kort" for å hjelpe deg med den fysiske kasseavstemmingen. Siden "Annen betalingsmetode" verken er fysiske sedler eller en korttransaksjon, holdes den utenfor her.
Innbetalingsrapport (Vises): Her blir "Annen betalingsmetode" inkludert.
Hvorfor? Innbetalingsrapporten ser på hele kassekontoen totalt sett, og fanger derfor opp alle registrerte betalinger, inkludert de som er merket som "Annen betalingsmetode".
Fakturering av timer med frikort
Fakturering av timer med frikort
Når en pasient har frikort, endrer systemet automatisk på hvem som skal betale, men inntekten din forblir den samme.
Slik fungerer regnestykket:
Vanlig avtale (uten frikort): Totalbeløpet fordeles mellom pasientens egenandel og HELFO-refusjonen. Begge deler bokføres som penger du har til gode.
Avtale med frikort: Totalbeløpet er det samme, men pasientens andel settes til 0 kr. Hele beløpet belastes HELFO.
Når oppgjøret sendes: Straks du sender inn et HELFO-oppgjør, markeres pengene som "ventende". Inntekten er da formelt registrert i regnskapet. Når utbetalingen kommer fra HELFO, bokføres dette som en innbetaling i banken.
Viktig: For regnskapet ditt er omsetningen nøyaktig den samme uavhengig av om pasienten har frikort eller ikke. Forskjellen er kun hvem pengene kommer fra.
Hvorfor vises ikke HELFO-krav i "Utestående-rapporten"?
Du vil legge merke til at penger du venter på fra HELFO ikke ligger i listen over utestående fordringer ("Open Receivables"). Dette er gjort med hensikt:
Ulik prosess: HELFO-utbetalinger håndteres via det automatiske oppgjørssystemet, ikke via manuell fakturering og oppfølging.
Ingen "innkreving": Du trenger ikke sende betalingspåminnelser eller purringer til HELFO slik du må med pasienter som glemmer å betale.
Ryddigere oversikt: Rapporten "Utestående" er designet for å vise deg de pengene du må gjøre en aktiv jobb for å hente inn (f.eks. fakturere pasienter eller purre på ubetalte fakturaer). HELFO-pengene kommer av seg selv når oppgjøret er godkjent.
