Med Gruppeavtaler kan du opprette og administrere bookinger for flere klienter samtidig — fra å sette opp en gruppe og legge til medlemmer, til prising, Helfo-fakturering, fakturering og journalnotater. Denne artikkelen går gjennom hele arbeidsflyten.
1. Opprette en gruppe
Gå til Grupper i hovedmenyen til venstre, og klikk Legg til gruppe oppe til høyre. Hvis du ikke har noen grupper fra før, vises denne knappen midt på skjermen.
Skriv inn et gruppenavn og klikk Opprett.
Du kommer da til gruppens visningsside, hvor du kan legge til klienter og administrere gruppen (se Administrere gruppemedlemskap).
Navigere i gruppeoversikten:
Søk etter en gruppe basert på navn hvis du har mange grupper.
Endre sorteringsrekkefølgen (antall klienter, status eller navn).
Rediger hvilke kolonner som vises.
Filtrer etter status (Arkivert eller Aktiv), og lagre filteret for senere bruk.
Hver gruppe har en handlingsknapp med følgende alternativer:
Rediger gruppenavn
Marker som arkivert
Åpne i ny fane
2. Administrere gruppemedlemskap
En gruppe kan ha et vilkårlig antall medlemmer, inkludert null.
Legge til klienter:
Start med å klikke på gruppen du vil justere.
Fra gruppesiden klikker du Legg til klient oppe til høyre. Hvis gruppen ikke har noen klienter fra før, vises denne knappen midt på skjermen.
Søk i klientlisten etter klienter du har tilgang til, og velg dem du ønsker å legge til.
Klikk Lagre - de valgte klientene legges til gruppen som aktive medlemmer.
Merk: Hvis en gruppe har fremtidige avtaler og du legger til et nytt medlem i gruppen, vil systemet spørre om du også ønsker å legge dette medlemmet til i de eksisterende avtalene.
Administrere medlemmer:
Merk et medlem som aktivt eller inaktivt ved å trykke på de tre prikkene til høyre under handlinger kolonnen.
Slett en klient fra gruppen (dette fjerner klienten kun fra denne gruppen, ikke fra systemet eller din generelle pasientliste).
Filtrer medlemslisten etter medlemsstatus (aktiv/inaktiv).
Søk innenfor det gjeldende filteret.
Knappen Rediger oppe til høyre lar deg foreløpig kun endre gruppenavnet.
Gruppejournal:
Hver gruppe har sin egen Journaler-fane (separat fra individuelle medlemmers journaler). Her kan du legge til notater, laste opp filer, sette en tittel, merke notater som private, og bruke alle de vanlige journalfunksjonene.
3. Sette opp tjenester for grupper med private takster
Det finnes for øyeblikket ingen måte å markere en tjeneste som «kun for grupper» - alle eksisterende tjenester er tilgjengelige når du oppretter en gruppeavtale, uansett om de er ment for individuell eller gruppebruk.
Anbefaling: Opprett en egen tjeneste (eller tjenestegruppe) for gruppeavtaler — for eksempel med «Gruppe» i navnet — slik at den er lett å finne.
En egen liste for gruppe- kontra individuelle tjenester er planlagt for fremtiden.
Slik oppretter du en gruppetjeneste:
Hvis du skal bruke Helfo-takster, se Sette opp tjenester for grupper med Helfo-takster.
Gå til Tjenester → Opprett ny → Opprett ny tjeneste oppe til høyre.
Gi tjenesten et navn (f.eks. «Gruppetime – 30 minutter»), og legg den til i en tjenestegruppe hvis du har opprettet dette. Du kan også legge til en valgfri beskrivelse.
Sett en varighet (anbefales).
Sett en pris — denne prisen gjelder per deltaker i gruppen.
Sett tilgjengelighet (velg hvilke kalendere/hvem som skal ha tilgang til å opprette en gruppeavtale med denne tjenesten). Onlinebooking støttes foreløpig ikke for gruppetjenester, så la dette alternativet stå av.
Lagre.
Når du oppretter en gruppeavtale med denne tjenesten, blir prisen automatisk lagt til for alle deltakerne.
4. Sette opp tjenester for grupper med Helfo-takster
Er du usikker på hvilke takster som skal brukes, ber vi deg kontakte enten Helfo eller din forening før du går videre.
Gå til Tjenester → Opprett ny → Opprett ny tjeneste oppe til høyre.
Gi tjenesten et navn (f.eks. «Gruppetime – 30 minutter»), og legg den til i en tjenestegruppe hvis du har opprettet dette. Du kan også legge til en valgfri beskrivelse.
Sett varighet, og la prisen stå på null hvis du kun skal bruke Helfo-takster for denne tjenesten.
Legg til de aktuelle Helfo-takstene.
For hver takstkode bruker du Tilpass gruppeområde til å definere hvilke deltakernumre taksten skal gjelde for. For eksempel kan én av takstene starte på deltaker 1 og slutte på 5, mens en annen kan starte på deltaker 6 og slutte på 10.
Klikk Neste → Sett tilgjengelighet (velg hvilke kalendere/hvem som skal ha tilgang til å opprette en gruppeavtale med denne tjenesten). Onlinebooking støttes foreløpig ikke for gruppetjenester, så la dette alternativet stå av.
Lagre.
Når dette er satt opp, vil tjenesten automatisk tildele riktig Helfo-takst til hver deltaker når den brukes i en gruppeavtale.
5. Opprette en gruppeavtale
I kalenderen velger du et tidspunkt og velger Opprett gruppeavtale.
Skriv inn et navn på avtalen - dette navnet forblir også om avtalen gjentas, og er det som vises i kalenderen.
Velg en tjeneste som er satt opp til å støtte gruppeavtaler (se Sette opp tjenester for grupper med private takster eller Sette opp tjenester for grupper med Helfo-takster for oppsett).
Hvis dette er en gjentakende gruppeavtale, velger du et gjentakelsesmønster (f.eks. hver uke) og setter en sluttdato.
Klikk Neste.
Sett antall tilgjengelige plasser (maks antall deltakere). Det anbefales å sette dette til din faktiske grense (f.eks. 10), slik at systemet hindrer deg i å overbooke ved et uhell og utløse feil ved Helfo-oppgjør.
Velg hvilken gruppe som skal være tilknyttet. Systemet vil automatisk velge ut aktive klienter fra denne gruppen opp til maks antall deltakere som du satt i forrige steg (har gruppen flere medlemmer enn plasser, fylles de tilgjengelige plassene tilfeldig med aktive medlemmer). Har du flere aktive medlemmer enn plasser i gruppen, bør du gjøre justeringer før du fullfører ved å klikke Opprett.
Flytte og slette avtalen
Flytte: Dra avtalen til et nytt tidspunkt. For en gjentakende serie blir du bedt om å velge om du vil flytte kun denne forekomsten, eller denne og alle fremtidige forekomster. Du kan alternativt flytte avtalen ved å åpne den i kalenderen og klikke rediger avtale.
Slette: Samme logikk gjelder — slett kun én forekomst, eller «denne og påfølgende». Du finner slett knappen ved å åpne avtalen i kalenderen og rediger avtale.
6. Administrere gruppeavtaler
Åpne en gruppeavtale fra kalenderen for å se fire faner: Oversikt, Deltakere, Meldinger og Journaler.
Oversikt-fanen
Viser avtalens gjeldende status og deltakerliste.
Rediger avtale lar deg endre: starttid, varighet, gruppenavn, kalender/eier, tjeneste, beskrivelse og antall tilgjengelige plasser.
Antall plasser kan økes eller reduseres, men kan aldri settes lavere enn antall deltakere som er koblet til avtalen.
Når du lagrer endringene, får du muligheten til å bruke dem på den valgte avtalen, den valgte avtalen og fremtidige avtaler, eller alle avtaler.
Deltakere-fanen
Denne fanen gir en oversikt over hver deltaker. Avhengig av hvilke apper/funksjoner du har aktivert, kan du se:
Status - sett statusen for hver klients avtale; dette vil gjenspeiles i Oversikt-fanen.
Kansellert og Ikke møtt gir en spørring om du vil legge til et gebyr. Eventuelle Helfo-takster fjernes, og et fakturagebyr legges til; dette kan reverseres om nødvendig, noe som gjenoppretter Helfo-takstene på klienten. For å reversere endrer du bare statusen til enten «ingen status angitt», «Møtt» eller «Gjennomført».
Faktura — viser faktureringsinformasjon når en klient har blitt fakturert.
Behandlingserie — viser den valgte behandlingen (krever Behandlingserie-appen). Bruk Rediger behandlingserie (knappen lengst til høyre under handlinger kolonnen) til å tildele en behandling fra klientens aktive/inaktive behandlingsliste.
Takst (krever Helfo-appen) — viser Helfo-taksten som er automatisk tildelt basert på tjenesteoppsettet ditt.
Helfo-validering (krever Helfo-appen) — flagger feil på en deltakers takst/krav. Klikk for å se den spesifikke feilen.
Pasientreiser (krever Pasientreise-appen) — dette viser et ikon hvis du må gjøre en handling for noen pasienter og booke reise, eller et hakemerke hvis reisen allerede er booket. Denne statusen hentes fra klientens profil. Klikk «Se detaljer» for å bekrefte at «klienten trenger transport».
For å opprette en ny reisrekvisisjon: gå til Se detaljer på deltakeren → klikk Opprett reiserekvisisjon i sidepanelet.
Kjent begrensning: Det finnes for øyeblikket ingen automatisk behandlingstildeling, så Helfo-validering kan vise feil frem til en behandling settes manuelt. Automatisk behandlingstildeling er planlagt snart.
Andre deltakerhandlinger:
Klikk på en klients navn for å se klientens profil.
Se detaljer åpner deltakerens individuelle booking i sidepanelet (for journaler osv.). Herfra finner du også Se gruppe i sidepanelet for å gå tilbake til gruppeoversikten.
Rediger behandlingsserie lar deg legge pasienten til i en eksisterende behandlingserie.
Rediger takster manuelt overstyrer den systemberegnede taksten/prisen — bruk med forsiktighet, da dette overstyrer tjenesteoppsettet ditt.
Fjern fra avtale fjerner en deltaker og beregner automatisk takstkodene på nytt for resten av gruppen (f.eks. hvis deltakeren du fjerner har en takstkode som kun kan brukes én gang, tildeler systemet denne koden til en annen aktiv deltaker).
Meldinger-fanen
Send en melding til alle deltakerne i gruppeavtalen samtidig. Kun deltakere med registrert telefonnummer vil motta meldingen.
Journaler-fanen
Denne gir deg oversikt over alle gruppeavtaler knyttet til serien, samt enkel tilgang til å redigere gruppens journalnotater. Se også Journaler for grupper lenger ned i denne artikkelen.
8. Fakturere gruppeavtaler
Fra Deltakere-fanen i en gruppeavtale klikker du Opprett fakturaer.
Dette åpner Fakturaer-fanen, forhåndsfiltrert til den aktuelle gruppeavtalen, og viser deltakere med utestående beløp.
Velg flere deltakere du vil fakturere, og bekreft med + opprett fakturaer for ikke-fakturerte avtaler. Systemet viser et sammendrag — klikk deretter Godkjenn.
Du vil da se en liste over alle fakturaer som er opprettet. Du kan deretter behandle betaling manuelt og merke fakturaer som betalt, eller skrive dem ut for klientene.
Fra deltakervisningen viser en fakturaoversikt statusen for hver faktura. Tips: Ved å klikke på disse med tannhjulet på datamusen, vil disse åpnes i en egen fane.
9. Journaler for grupper
Når en gruppeavtale opprettes, opprettes det automatisk et journalnotat for gruppen , men det opprettes ikke automatisk for de individuelle deltakerne (se Skrive individuelle notater i stedet hvis du kun ønsker å legge til notater for enkeltpersoner). For å få gruppeavtalens notat over til de individuelle deltakerne kan du følge disse stegene:
Skrive et notat for hele gruppen («lagre og kopier»)
Åpne gruppen → Journaler og skriv notatet ditt.
I stedet for vanlig lagring bruker du Lagre og kopier → Bekreft og kopier. Dette kopierer notatet til hver deltakers individuelle journal. Denne handlingen kan kun gjøres én gang per avtale, og eventuelle senere endringer i gruppejournalen vil ikke påvirke individenes notat.
Skrive et generelt gruppenotat uten å kopiere til deltakerne («lagre og lukk»)
Gå til gruppens Journaler-fane, skriv notatet, og bruk Lagre og lukk i stedet for Lagre og kopier.
Dette holder notatet kun på gruppen - nyttig når et generelt notat ikke passer for hver enkelt deltaker.
Skrive individuelle notater i stedet
Gå til Deltakere → Se detaljer for den aktuelle klienten → Vis journal.
Siden det ikke finnes et automatisk opprettet notat for deltakere, klikker du på +-ikonet for å starte en ny oppføring — den kobles automatisk til riktig gruppeavtale basert på dato.
Sett en tittel hvis du ønsker (valgfritt).
Notatet vil vises som knyttet til denne klienten, men vil ikke vise gruppeikonet slik et kopiert gruppenotat gjør.