Slik åpner du brukeradministrasjon
Gå til Innstillinger > Brukeradministrasjon for å åpne brukeradministrasjonen. Her får du en oversikt over dine opprettede ansatte og kan se hvem som er kontoeier.
Sett opp tilgangsgrupper
Før du begynner å opprette ansatte, anbefaler vi at du setter opp tilgangsgrupper for de funksjonene de skal ha.
Gå til «Grupper»-menyen og klikk på en eksisterende gruppe, eller klikk på Opprett gruppe. Du vil nå se alternativer for å navngi gruppen og tilpasse rettighetene for gruppen.
Rettighetene vil være delt inn i ulike områder/kategorier som forhåpentligvis gjør det lettere for deg å finne de rette innstillingene. Du kan klikke på hvert område for å utvide dem og se alle rettighetene du kan sette innenfor det aktuelle området.
Eksempel: I tilgangsområdet «Klient» kan du velge i hvilken grad (vis, rediger, slett eller ingen tilgang) dine ansatte skal ha tilgang til enten egne eller alle klienter, fakturaer og journaler.
Når du har valgt ønskede rettigheter, husk å klikke Lagre. Dette vil oppdatere tilgangsrettighetene til de ansatte som er knyttet til gruppen.
Tilgangsområdene du kan sette opp, vil avhenge av hvilke apper du har aktivert i systemet.
Merk:
For moduler med ekstra kostnad, så vil tilgang til disse trigge en lisens og faktureres dithen. Eksempel: En bruker som har lese tilgang til Norsk Helsenett vil oppfattes som at hun/han benytter seg av Norsk Helsenett. Er det ikke ønskelig å bli fakturert for dette må tilgangen settes til "ingen tilgang".
Opprett ansattkonto
For å opprette en ny ansattkonto, klikk på knappen Opprett bruker. Et nytt vindu åpnes. Her kan du spesifisere: Bilde, Navn, E-post, Telefon, Yrke, Kalender og hvilke tilgangsgrupper den ansatte skal tilhøre. Du kan velge flere grupper dersom den ansatte har ulike funksjoner.
Klienttilgang (Innstillinger)
Når du har opprettet dine ansatte, kan du velge hvilken tilgang de skal ha når nye klienter registrerer seg eller booker en time. Denne innstillingen finner du under Innstillinger > Brukeradministrasjon > Innstillinger.
Hva kan en ansatt gjøre i systemet?
En ansattkonto kan gjøre nesten alt det samme som kontoeieren, avhengig av hvilke tilgangsrettigheter de har fått. Dersom de har fått tilgang til å redigere «Innstillinger», vil de kunne endre nesten alle innstillinger, både abonnement og ansattinnstillinger.
Pass derfor på å kun gi denne tilgangen til brukere som skal ha full administratortilgang.
En ansatt kan imidlertid aldri endre egne rettigheter eller kontoeierens tilgang, og kan ikke se aktivitetslogger i klientjournaler. Dette er kun mulig for kontoeieren.
Hvordan tildeler du klienter til dine ansatte?
Du kan manuelt tildele en klient til en ansatt når du oppretter en avtale. Når du oppretter en ny avtale med en klient, vil det være en nedtrekksmeny med dine ansatte. Her kan du velge den ansatte du ønsker å tildele klienten.
Dersom du ikke ønsker å gjøre dette manuelt, kan det også gjøres via Online Booking. Du gjør dette ved å gjøre de ansattes kalendere tilgjengelig for klienter. Dette gjøres under Innstillinger > Online Booking > Ledige tider. Her kan du se og velge blant alle opprettede kalendere.
Dersom du gjør en kalender tilgjengelig, kan klienter booke direkte i den ansattes kalender. På denne måten vil de automatisk bli tildelt den aktuelle ansatte.
Hvordan deaktiverer/sletter jeg en ansatt?
Brukeradministrasjon inkluderer en funksjon som lar deg deaktivere ansatte og hindre dem i å logge inn. Du finner knappen for dette når du redigerer en ansatt (Innstillinger > Brukeradministrasjon > Klikk på den aktuelle ansatte).
Når du klikker på Deaktiver, blir den ansatte umiddelbart logget ut av systemet og kan ikke logge inn igjen før de aktiveres på nytt. Knappen vil da hete Aktiver.
Ingen av den ansattes data slettes når de deaktiveres. Du vil ikke bli belastet abonnementsavgift for deaktiverte kontoer.
MERK: Det anbefales å deaktivere en konto dersom du ikke ønsker å betale for en ansatt lenger, men fortsatt vil ha ansattkontoen i systemet. Du kan også slette den ansatte via Slett-knappen. Dette sletter den ansatte, men beholder den ansattes kalender og avtalene i den.
Vanlige spørsmål
Hvordan får mine ansatte varsler om nye bookinger?
Hvordan får mine ansatte varsler om nye bookinger?
Dersom du ønsker å sette opp varsler om nye bookinger for dine ansatte, kan dette gjøres under Innstillinger > E-post og SMS > Klientavtaler.
Mine brukere har ulike rettigheter for individuelle kalendere – hvordan håndteres dette?
Mine brukere har ulike rettigheter for individuelle kalendere – hvordan håndteres dette?
Rettigheter for kalendere kan fortsatt administreres individuelt for hver ansatt.
Eksempel: Dersom du har ti ulike kalendere og har valgt svært spesifikt hvilke kalendere den ansatte skal kunne se, redigere eller ikke ha tilgang til, vil disse individuelle rettighetene også overføres.
Du kan se og dobbelsjekke disse rettighetene ved å gå til 'Innstillinger' > 'Brukeradministrasjon', gå til 'Brukere'-menyen og klikke på en ansatt. Velg deretter fanen 'Kalendere':
Hva skjer dersom en bruker ikke er tildelt en gruppe?
Hva skjer dersom en bruker ikke er tildelt en gruppe?
Dersom en bruker ikke har en tilgangsgruppe tildelt, vil de ha svært begrenset tilgang. Vi anbefaler at du alltid tildeler en gruppe til dine brukere for å sikre at de har de nødvendige rettighetene til å utføre jobbene sine.
Er det en grense for hvor mange tilgangsgrupper jeg kan opprette?
Er det en grense for hvor mange tilgangsgrupper jeg kan opprette?
Nei, det er ingen grense for antall tilgangsgrupper du kan opprette. Du kan opprette så mange grupper du trenger for å sikre at alle dine ansatte har de nødvendige rettighetene til å utføre jobbene sine.